CV Welldone Group · Urban Store
Welldone Integrated System
Satu identitas pelanggan, dari iklan dan toko sampai repeat order.
Landing & Form Leads
Website + CMS
POS Kasir
CRM & Antrian CS
WhatsApp Automation
Rekap Accurate
Rama Hadyan Fakhirin · Marketing Manager · Oktober 2026
01 · Kondisi saat ini
Data tercecer, iklan tak terukur
3×
Kasir mengetik data yang sama: POS, Google Form, Accurate
1 orang
CRM Specialist menyalin data dan mengirim semua follow-up WA manual
0
Leads iklan yang tersimpan, karena iklan hanya mengejar profile visit dan DM
Tempat data pelanggan hari ini, tidak saling terhubung:
DM & komen IG
Leads tanpa database
POS lama
Tidak terhubung ke mana pun
Google Form
Diisi kasir secara manual
Sheet → Contact
Disalin manual satu per satu
Accurate
Input ulang untuk finance
Welldone Integrated System · 02
02 · Prinsip desain
1 nomor WhatsApp = 1 profil pelanggan.
Leads iklan dan pembeli toko tidak dipisah menjadi dua CRM. Satu orang, satu profil, satu riwayat. Dengan begitu kita tahu iklan mana yang benar-benar menghasilkan penjualan.
Lead
→
Prospek
→
Pembeli
→
Repeat
→
Dormant
Welldone Integrated System · 03
03 · Arsitektur sistem
Satu database di tengah semua titik
Masuk
tempat data lahir
Landing & Form
Form leads + voucher unik per iklan
Website + CMS
Promo, banner, katalog & stok cabang
POS Kasir
Transaksi semua cabang, input sekali
Inti
satu sumber data
Customer Hub
Kontak · Transaksi · Voucher · Kampanye · Pesan WA · Tugas
Keluaran
digerakkan data
WA Engine
Baileys, 5 nomor peran tetap
Antrian CS
Leads & exception dengan SLA
Dashboard
Iklan → penjualan per cabang
Sinkron
Rekap Accurate harian, Meta CAPI
Welldone Integrated System · 04
04 · Modul
Enam modul, satu sistem
Landing & Form
Calon pelanggan
Halaman promo per kampanye, form + verifikasi WA, voucher unik untuk setiap lead.
Website + CMS
Marketing
Banner, promo, katalog & stok per cabang, dikelola tim marketing tanpa coding.
POS Kasir
Kasir
Input transaksi sekali, no. WA + persetujuan, kode undian otomatis, tukar voucher.
CRM & Antrian
CS & CRM
Satu profil per pelanggan, antrian tugas CS dengan SLA, daftar exception H+1.
WA Automation
Otomatis
H+1, H+20, H+60 terjadwal lewat 5 nomor dengan peran tetap; balasan masuk antrian CS.
Dashboard & Rekap
Owner · Finance
Leads → penjualan per iklan & cabang, rekap harian CSV/PDF untuk Accurate.
Welldone Integrated System · 05
05 · Business process 1 · Leads online
Dari iklan sampai pembelian
01
Pelanggan
Lihat iklan Meta, klik ke landing promo
02
Pelanggan
Isi form: nama, no. WA, minat produk, cabang
03
Sistem
Buat atau perbarui profil: status Lead, sumber iklan tercatat
04
Sistem
Kirim voucher unik via WA, beri notifikasi ke CS
05
CS
Hubungi dalam 15 menit dari antrian, catat hasil → Prospek
06
Pelanggan
Datang ke toko membawa kode voucher
07
Kasir
Input transaksi + kode voucher di POS
08
Sistem
Status jadi Pembeli; penjualan tercatat ke iklan asal & dikirim ke Meta
Kunci alur ini: kode voucher menyambungkan iklan online dengan penjualan di toko.
Welldone Integrated System · 06
06 · Business process 2 · Toko
Transaksi toko & konfirmasi H+1
01
Kasir
Input transaksi sekali di POS: produk, nominal, no. WA, centang persetujuan
02
Sistem
Cocokkan no. WA ke profil (buat baru bila belum ada), buat kode undian
03
Sistem
Transaksi masuk rekap harian untuk tim Finance (Accurate)
04
Sistem · H+1
Kirim WA: produk, nominal, kode undian, lalu “Apakah sudah sesuai?”
05
Pelanggan
Balas “Sesuai” atau “Tidak sesuai”
06
CRM Specialist
Tangani hanya yang “Tidak sesuai” atau tidak membalas, lewat antrian exception
Hasil: Google Form, Sheet, dan Google Contact tidak dipakai lagi.
Welldone Integrated System · 07
07 · Business process 3 · Follow-up
Follow-up otomatis per tahap
H+0
Transaksi
Kasir input di POS; profil & kode undian dibuat
Kasir
H+1
Konfirmasi anti-fraud
WA otomatis: produk, nominal, kode undian
Otomatis
H+20
Cek kondisi gadget
Tanya kabar & kendala; keluhan jadi tugas CS
Otomatis
H+60
Penawaran
Promo aksesoris, servis, atau trade-in
Otomatis
H+[__]
Reaktivasi
Tanpa transaksi lagi → Dormant, kirim promo khusus
Otomatis
Setiap balasan pelanggan masuk antrian sebagai tugas CS
Tidak membalas H+1 → ditandai untuk dicek CRM Specialist
Tiap pelanggan dilayani 1 nomor tetap, dengan batas dan jeda kirim
Welldone Integrated System · 08
08 · Peran tim
Pekerjaan berubah, bukan bertambah
Peran
Sekarang
Dengan sistem
Kasir
Input data 3×: POS, Google Form, Accurate
Input sekali di POS
3 CS
Balas DM/WA tanpa database leads
Antrian leads, SLA 15 menit, riwayat lengkap
CRM Specialist
Salin Sheet ke Contact, kirim semua WA manual
Kelola kampanye & tangani exception
Marketing
Ukur iklan dari profile visit & DM
Ukur leads → penjualan per iklan
Finance
Terima input ulang dari kasir
Terima rekap harian CSV/PDF
Owner
Laporan disusun manual
Dashboard per cabang, kapan saja
Welldone Integrated System · 09
09 · Model data
Semua terhubung lewat nomor WA
Lead (form)
  • kampanye_id
  • sumber_iklan (utm)
  • minat_produk
  • kode_voucher
  • status_cs
Kontak
Satu baris per orang. Semua tabel lain merujuk ke sini.
  • no_wa (unik)
  • nama
  • cabang_utama
  • lifecycle_stage
  • sumber_pertama
  • consent_promo
  • dibuat / diperbarui
Transaksi
  • cabang, kasir
  • item & IMEI
  • nominal
  • kode_undian
  • voucher_dipakai
Kampanye
  • nama, platform
  • periode
  • budget
Pesan & Tugas
  • nomor_pengirim
  • template (H+1/20/60)
  • status, balasan
  • petugas, SLA
Welldone Integrated System · 10
10 · Integrasi finance
Accurate tetap mandiri, data mengalir
POS semua cabang
Transaksi tercatat sekali, lengkap dengan cabang & kasir
Rekap harian otomatis
CSV untuk impor + PDF untuk arsip, dibuat setiap tutup toko
Finance → Accurate
Impor rekap; pembukuan, pajak & tutup buku tetap di Accurate
Kenapa tidak bangun modul akuntansi sendiri?
Pajak, jurnal, audit, dan tutup buku butuh keahlian khusus dan risikonya tinggi. Sistem ini fokus ke pelanggan dan penjualan.
Perlu dikonfirmasi: versi Accurate
Accurate Online punya API, jadi nanti bisa sinkron otomatis. Accurate desktop tetap memakai impor CSV harian.
Welldone Integrated System · 11
11 · Desain UI · 1/4
Landing & form leads
Halaman mobile-first per kampanye. Form singkat, lalu voucher langsung dikirim ke WhatsApp.
Hanya 3 isian, supaya form tidak ditinggalkan
Centang persetujuan untuk UU PDP
Voucher unik = jejak iklan sampai kasir
urban
Jember
Promo trade-in
Tukar iPhone lama, upgrade lebih hemat
Estimasi harga dalam 1 menit
Nama lengkap
No. WhatsApp
Model iPhone lama
Bersedia dihubungi via WhatsApp
Dapatkan voucher
Urban Store
Akun bisnis
Halo Kak Dimas, ini voucher trade-in Kakak:
URB-7K4Q
Berlaku 14 hari di semua cabang Urban.
Kak, iPhone 13-nya bisa dicek di toko hari ini. Mau reservasi jam berapa?
Jam 4 sore ya kak
Welldone Integrated System · 12 · Data contoh
11 · Desain UI · 2/4
POS kasir
Satu layar untuk transaksi dan data pelanggan. Tidak ada lagi Google Form.
Ketik no. WA, profil langsung muncul
Voucher iklan divalidasi otomatis
Kode undian dibuat sistem, bukan ditulis tangan
POS · Urban Jember
Kasir: [Nama] · 26 Okt 2026
Cari produk atau scan IMEI
Keranjang
iPhone 15 128GB
IMEI ••••4821
Rp11.499.000
Tempered glass
Aksesoris
Rp150.000
Case MagSafe
Aksesoris
Rp350.000
Subtotal
Rp11.999.000
Voucher URB-7K4Q
−Rp300.000
Total
Rp11.699.000
Pelanggan
No. WA
0812-3456-7890
Profil ditemukan: Dimas
Lead dari iklan Trade-in · 3 hari lalu
URB-7K4Q
Valid
Bersedia menerima info promo via WA
Kode undian: UND-24815
Simpan transaksi
Welldone Integrated System · 13 · Data contoh
11 · Desain UI · 3/4
CRM & antrian CS
Papan kerja harian untuk 3 CS. Lead pindah kolom sesuai tahap.
Lead baru masuk real-time dengan sumber iklannya
Penanda SLA: lewat 15 menit langsung terlihat
Klik kartu untuk buka profil & riwayat chat
Welldone CRM
Antrian
Kontak
Kampanye
Pesan WA
Laporan
Antrian leads
Semua cabang
Hari ini
Baru
3
Sari W.
Iklan Waitlist
18 mnt · lewat SLA
Dimas P.
Iklan Trade-in
6 mnt · SLA 15
Andi R.
Website
2 mnt · SLA 15
Dihubungi
2
Budi S.
Iklan Trade-in
Janji datang Sabtu
Rina K.
Iklan Aksesoris
Minta simulasi cicilan
Pembeli
1
Tono H.
Voucher dipakai
Beli Rp11,7 jt
Welldone Integrated System · 14 · Data contoh
11 · Desain UI · 4/4
Dashboard owner
Satu halaman untuk menjawab: berapa penjualan yang datang dari iklan?
Funnel dari lead sampai pembeli
Hasil per kampanye untuk alokasi budget iklan
Filter per cabang dan periode
Welldone CRM
Antrian
Kontak
Kampanye
Pesan WA
Laporan
Ringkasan Oktober
Data ilustrasi
420
Leads masuk
15,2%
Leads jadi pembeli
742 jt
Penjualan dari iklan
11 mnt
Respon CS rata-rata
Funnel iklan → penjualan
Leads
420
Dihubungi
380
Datang
120
Beli
64
Kampanye
Leads
Pembeli
Penjualan
Trade-in Oktober
210
38
Rp441 jt
Waitlist iPhone
140
18
Rp209 jt
Aksesoris
70
8
Rp92 jt
Welldone Integrated System · 15 · Angka ilustrasi, bukan data aktual
12 · Contoh kampanye · 1/4
Kampanye “Trade-in Oktober”
Elemen
Isi
Tujuan
Leads pemilik iPhone lama yang datang ke toko untuk trade-in
Penawaran
Estimasi harga 1 menit + bonus trade-in Rp300.000 (voucher)
Audiens (usulan)
Pengguna iPhone di sekitar cabang, minat gadget & upgrade
Kanal
Meta Ads (Instagram & Facebook), dioptimasi ke konversi
Landing page
[domain]/tradein
Budget & periode
Rp[__] · [tanggal mulai] – [tanggal selesai]
Di sistem: kampanye dibuat sekali di CMS, lalu landing page, kode voucher URB-xxxx, dan template WA otomatis terbentuk.
urbanstore
Bersponsor
Trade-in Oktober
iPhone lama kamu masih berharga.
Bonus Rp300.000
Cek harga
→
urbanstore Estimasi harga iPhone lama kamu dalam 1 menit. Bonus khusus Oktober.
Welldone Integrated System · 16 · Contoh kampanye
12 · Contoh kampanye · 2/4
Perjalanan satu customer: Dimas
Sen 19:02
Instagram
Lihat iklan Trade-in, klik “Cek harga”
Tercatat
Klik iklan (Pixel)
19:03
Landing page
Pilih iPhone 13, kondisi lecet ringan, isi nama & WA
Tercatat
Kontak baru, status Lead
19:03
WhatsApp
Terima estimasi harga + voucher URB-7K4Q
Tercatat
Voucher terbit, 14 hari
19:10
CS
Tawarkan cek unit & jadwal datang ke toko
Tercatat
Prospek, respon 7 menit
Sab 16:00
Toko Jember
Dimas datang, kasir input voucher di POS
Tercatat
Transaksi Rp11,7 jt, Pembeli
Sab 16:05
Meta & Dashboard
Penjualan dikirim balik ke Meta (CAPI)
Tercatat
Trade-in Okt: +1 pembeli
Hari ini Dimas hanya tercatat sebagai satu DM. Dengan sistem, iklan → form → toko → penjualan tersambung dalam satu profil.
Welldone Integrated System · 17 · Data contoh
12 · Contoh kampanye · 3/4
Landing page Trade-in (desktop)
Form langsung di atas, tanpa scroll
[domain]/tradein
urban
Promo
Trade-in
Cabang
Chat CS
Khusus Oktober · Bonus Rp300.000
Tukar iPhone lama, upgrade lebih hemat.
Estimasi harga keluar dalam 1 menit. Voucher langsung dikirim ke WhatsApp, tukarkan di cabang Urban terdekat.
Cek unit gratis
Voucher 14 hari
Data tidak dibagikan
Cek harga trade-in
Model
iPhone 13 · 128 GB
Mulus
Lecet ringan
Ada minus
Nama
No. WhatsApp
Bersedia dihubungi Urban via WhatsApp
Lihat estimasi & ambil voucher
Welldone Integrated System · 18 · Desain contoh
12 · Contoh kampanye · 4/4
Customer mengisi form
Di HP, form dipecah jadi 3 langkah pendek. Orang mau mengisi karena langsung dapat imbalan: estimasi harga.
Data unit dulu, data kontak belakangan
No. WA teruji: salah nomor, voucher tidak sampai
Harga final tetap setelah cek unit di toko
Langkah 1 dari 3
iPhone kamu apa?
iPhone 13
iPhone 12
iPhone 11
Kapasitas
128 GB
256 GB
Kondisi
Mulus
Lecet ringan
Ada minus
Lanjut
Langkah 2 dari 3
Voucher dikirim ke mana?
Nama
Dimas Pratama
No. WhatsApp
0812-3456-7890
Cabang terdekat
Urban Jember
Saya setuju dihubungi Urban via WhatsApp
Data hanya dipakai Urban, tidak dibagikan.
Lihat estimasi
Selesai
Estimasi iPhone 13 kamu
Rp4,5–5 jt
+ bonus trade-in Rp300.000
Voucher terkirim ke WA
URB-7K4Q
Harga final setelah cek unit di toko.
Pilih jadwal ke toko
Chat CS
Welldone Integrated System · 19 · Desain & angka contoh
13 · Roadmap
CRM dan POS dulu, lalu leads
Fase 0
Audit dan baseline
Data 3 bulan terakhir, peta alur per cabang, jawaban keputusan tertunda
Selesai jika: baseline disetujui CEO
Fase 1
Sprint CRM inti, in-house
Customer Hub, POS baru, WA Engine 5 nomor, rekap CSV harian, impor data lama
Selesai jika: semua alur inti lolos uji di staging
Fase 2
Pilot dan rollout
1 cabang lalu semua; H+1, H+20, H+60 otomatis; Google Form dimatikan
Selesai jika: tidak ada input ulang dan CRM Specialist hanya pegang exception
Fase 3
Leads dan loop iklan
Landing + form, voucher ditukar di POS, antrian CS, konversi offline ke Meta
Selesai jika: penjualan per iklan terlihat
Fase 4
Website + CMS
Promo, banner, katalog dan stok per cabang
Selesai jika: keputusan e-commerce berdasar data
Welldone Integrated System · 20
14 · Ukuran keberhasilan
Yang kita ukur setiap bulan
Metrik
Sekarang
Target
Leads iklan tersimpan di database
Belum terukur
[__] / bulan
Waktu respon CS ke leads baru
Belum terukur
≤ 15 menit
Leads yang menjadi pembeli
Belum terukur
[__]%
Penjualan yang bisa dilacak ke iklan
0
[__]% dari total
Input data oleh kasir
3× per transaksi
1×
Follow-up H+1 terkirim tepat waktu
Manual, 1 orang
[__]% otomatis
Angka “Sekarang” diambil di Fase 0 dari data 3 bulan terakhir; target [__] disepakati setelah itu.
Welldone Integrated System · 21
15 · Keputusan
Yang perlu disepakati sebelum mulai
Versi Accurate
Online (ada API, bisa sinkron otomatis) atau desktop (impor CSV harian)?
Nomor WhatsApp khusus sistem
Minimal 5 nomor, terpisah dari nomor utama toko. Baileys bukan API resmi, jadi nomor bisa diblokir; nomor utama harus tetap aman.
Persetujuan data (UU PDP)
Teks persetujuan di POS & form, serta siapa saja yang boleh melihat data pelanggan.
Semua atas nama Welldone
Server, domain, database, akun Meta, dan nomor WA milik perusahaan, bukan akun pribadi.
Welldone Integrated System · 22